Chính sách bảo mật

1. Đơn vị cung cấp và phạm vi áp dụng

Chính sách bảo mật này áp dụng cho website crm.aipencil.ai, nền tảng CRM, hộp thoại đa kênh, chatbot AI và các dịch vụ liên quan do Heki CRM cung cấp.

Chính sách này cũng áp dụng khi người dùng đăng nhập bằng Facebook, kết nối Fanpage Facebook, nhận/gửi tin nhắn Messenger qua Fanpage hoặc sử dụng các tính năng tích hợp với Meta.

Bằng việc truy cập, đăng ký hoặc sử dụng dịch vụ, bạn xác nhận đã đọc và hiểu cách Heki CRM thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và xóa dữ liệu theo chính sách này.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Thông tin tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, ảnh đại diện, tên doanh nghiệp, vai trò người dùng, thông tin đăng nhập và trạng thái xác thực.

Dữ liệu CRM: thông tin khách hàng, hội thoại, lịch sử chăm sóc, ghi chú, tag, phân công nhân sự, cấu hình chatbot, tệp đính kèm và dữ liệu do bạn nhập hoặc đồng bộ vào hệ thống.

Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, thiết bị, trình duyệt, thời gian truy cập, nhật ký hoạt động, cookie, phiên đăng nhập, lỗi hệ thống và dữ liệu đo lường hiệu năng.

Dữ liệu thanh toán hoặc hợp đồng nếu bạn sử dụng gói trả phí, bao gồm thông tin gói dịch vụ, hóa đơn, giao dịch và lịch sử hỗ trợ.

3. Dữ liệu Facebook/Meta được xử lý

Khi bạn đăng nhập bằng Facebook, Heki CRM có thể nhận ID Facebook, tên, email và ảnh đại diện theo phạm vi quyền bạn cho phép.

Khi bạn kết nối Fanpage, Heki CRM có thể nhận danh sách Trang mà bạn quản lý, Page ID, tên Trang, ảnh đại diện Trang, Page Access Token và trạng thái webhook để vận hành hộp thoại Messenger.

Khi khách hàng nhắn tin tới Fanpage đã kết nối, Heki CRM có thể xử lý Page-scoped ID (PSID), tên hiển thị, ảnh đại diện nếu Meta trả về, nội dung tin nhắn, thời gian gửi, ID tin nhắn và tệp đính kèm.

Heki CRM chỉ sử dụng dữ liệu Facebook/Meta để cung cấp các tính năng bạn yêu cầu: đăng nhập, kết nối Fanpage, đồng bộ hội thoại, trả lời tin nhắn, lưu lịch sử chăm sóc khách hàng và hiển thị thông tin trong CRM.

Heki CRM không bán, cho thuê hoặc chuyển nhượng dữ liệu Facebook/Meta cho nhà quảng cáo, data broker hoặc bên thứ ba không cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ.

4. Quyền Facebook/Meta mà ứng dụng sử dụng

pages_show_list: dùng để hiển thị danh sách Fanpage mà người dùng có quyền quản lý để người dùng chọn Trang muốn kết nối.

pages_messaging: dùng để nhận và gửi tin nhắn Messenger giữa Fanpage đã kết nối và khách hàng của Fanpage.

pages_manage_metadata: dùng để đăng ký webhook, duy trì trạng thái kết nối Fanpage và nhận sự kiện cần thiết cho hộp thoại.

pages_read_engagement: dùng để đọc thông tin cơ bản cần thiết của Trang và hỗ trợ vận hành tích hợp.

Business Asset User Profile Access, nếu được Meta cấp, dùng để lấy tên và ảnh đại diện của người tương tác với tài sản kinh doanh nhằm hiển thị đúng khách hàng trong CRM.

email và public_profile, nếu người dùng đăng nhập bằng Facebook, dùng để tạo hoặc liên kết tài khoản Heki CRM.

5. Mục đích sử dụng dữ liệu

Cung cấp, duy trì, bảo mật và cải thiện dịch vụ CRM, hộp thoại đa kênh, chatbot AI, tự động hóa chăm sóc khách hàng và hỗ trợ bán hàng.

Xác thực tài khoản, phân quyền truy cập, xử lý yêu cầu hỗ trợ, gửi thông báo vận hành, cảnh báo bảo mật, hóa đơn và thông tin liên quan đến dịch vụ.

Đồng bộ, lưu trữ và hiển thị hội thoại để doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng, phân công nhân sự, theo dõi lịch sử tương tác và phản hồi qua các kênh đã kết nối.

Phân tích chất lượng hệ thống, ngăn chặn gian lận, xử lý lỗi kỹ thuật, bảo vệ hệ thống và tuân thủ yêu cầu pháp luật khi có căn cứ hợp lệ.

6. Chia sẻ dữ liệu

Heki CRM không bán dữ liệu cá nhân và không bán dữ liệu Facebook/Meta của người dùng.

Dữ liệu chỉ được chia sẻ khi cần thiết để vận hành dịch vụ, theo yêu cầu của bạn, theo thỏa thuận với khách hàng doanh nghiệp hoặc theo quy định pháp luật.

Một số nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, bảo mật, email, thanh toán, phân tích lỗi hoặc tích hợp bên thứ ba có thể xử lý dữ liệu thay mặt Heki CRM trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ.

Heki CRM yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ xử lý dữ liệu phù hợp với mục đích dịch vụ, bảo mật dữ liệu và không sử dụng dữ liệu cho mục đích độc lập không được phép.

7. Bảo mật và lưu trữ

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu trước truy cập trái phép, mất mát, lạm dụng hoặc thay đổi ngoài ý muốn.

Các biện pháp có thể bao gồm kiểm soát truy cập theo tài khoản, phân quyền theo kênh, mã hóa truyền tải, lưu nhật ký hoạt động, sao lưu, giám sát lỗi và quy trình hạn chế truy cập nội bộ.

Dữ liệu được lưu trữ trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, giải quyết tranh chấp, đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc theo thỏa thuận với khách hàng doanh nghiệp.

Page Access Token và thông tin tích hợp kênh được lưu để duy trì kết nối. Người dùng có thể ngắt kết nối Fanpage hoặc yêu cầu xóa dữ liệu theo mục 10.

8. Cookie và công nghệ tương tự

Website có thể sử dụng cookie để duy trì phiên đăng nhập, ghi nhớ tùy chọn, đo lường hiệu năng và cải thiện trải nghiệm sử dụng.

Bạn có thể điều chỉnh cookie trong trình duyệt, tuy nhiên một số chức năng đăng nhập hoặc bảo mật có thể hoạt động không đầy đủ nếu cookie bị tắt.

9. Quyền của người dùng

Bạn có thể yêu cầu truy cập, cập nhật, xuất, hạn chế xử lý hoặc xóa dữ liệu cá nhân trong phạm vi pháp luật và hợp đồng dịch vụ cho phép.

Với dữ liệu khách hàng mà bạn đưa vào CRM, bạn chịu trách nhiệm bảo đảm có quyền thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu đó trên hệ thống Heki CRM.

Bạn có thể ngắt kết nối Facebook/Fanpage khỏi Heki CRM bất kỳ lúc nào trong phần quản lý kênh hoặc bằng cách liên hệ Heki CRM.

10. Hướng dẫn xóa dữ liệu Facebook và dữ liệu tài khoản

Bạn có thể yêu cầu Heki CRM xóa dữ liệu tài khoản, dữ liệu đăng nhập Facebook, dữ liệu Fanpage đã kết nối, Page Access Token, hội thoại và dữ liệu CRM liên quan bằng cách gửi yêu cầu tới support@aipencil.ai hoặc gọi 0961382006.

Yêu cầu xóa cần bao gồm email tài khoản Heki CRM, tên doanh nghiệp hoặc Fanpage liên quan và mô tả dữ liệu cần xóa để chúng tôi xác minh quyền yêu cầu.

Bạn cũng có thể gỡ quyền truy cập của Heki CRM trong Facebook: vào Facebook Settings & Privacy, chọn Settings, chọn Apps and Websites, tìm ứng dụng Heki CRM, sau đó chọn Remove. Nếu Facebook hiển thị tùy chọn yêu cầu xóa dữ liệu, hãy gửi yêu cầu tại đó.

Sau khi xác minh yêu cầu hợp lệ, Heki CRM sẽ xóa hoặc ẩn danh dữ liệu trong thời gian hợp lý, trừ trường hợp phải tiếp tục lưu một phần dữ liệu để tuân thủ pháp luật, giải quyết tranh chấp, bảo mật hệ thống hoặc nghĩa vụ hợp đồng.

Nếu bạn là khách hàng cuối đã nhắn tin cho Fanpage của một doanh nghiệp dùng Heki CRM, bạn có thể yêu cầu doanh nghiệp đó hoặc Heki CRM hỗ trợ xóa dữ liệu hội thoại liên quan đến bạn.

11. Chuyển dữ liệu quốc tế

Tùy vào nhà cung cấp hạ tầng và dịch vụ tích hợp, dữ liệu có thể được xử lý hoặc lưu trữ tại Việt Nam hoặc quốc gia/khu vực khác.

Khi có chuyển dữ liệu quốc tế, Heki CRM áp dụng biện pháp phù hợp để bảo vệ dữ liệu theo chính sách này và quy định pháp luật áp dụng.

12. Cập nhật chính sách

Heki CRM có thể cập nhật chính sách này để phản ánh thay đổi về sản phẩm, pháp luật hoặc quy trình vận hành. Phiên bản mới sẽ được đăng tại trang này.

Nếu thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến quyền riêng tư của người dùng, chúng tôi sẽ thông báo bằng phương thức phù hợp trong hệ thống hoặc qua thông tin liên hệ đã đăng ký.